Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами, обтекания отдельных абзацев, а также видов и начертаний шрифтов. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Суть форматирования заключается в способности текстового процессора изменять оформление документа на странице, а именно:
Форматирование текста . При редактировании документа изменяется его содержание, а при форматировании - его внешний вид. В текстовых редакторах различают форматирование символов и форматирование абзацев .
При форматировании символов , как правило, задаются параметры шрифта: гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее.
Гарнитура шрифта - это термин, которым определяется общая форма символом. Например, гарнитура roman является общим названием для целого семейства классических шрифтов и отличается засечками на концах букв и комбинациями толстых и тонких линий в начертании символа. Эта гарнитура легко читаема, поэтому разработчики шрифтов создали на ее базе множество шрифтов сходного вида, например шрифт Times New Roman, поставляемый с Windows.
Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или всего документа) можно задать шрифт . Понятие шрифта включает в себя совокупность следующих параметров:
Для задания другого шрифта выделите сначала фрагмент, в котором вы собираетесь поменять шрифт. Затем для изменения типа шрифта, размера и начертания воспользуйтесь панелью инструментов.
Если требуется увеличить (уменьшить) размер шрифта, то раскройте список размеров и выберите нужное значение или введите его самостоятельно. Чтобы изменить тип шрифта, раскройте список шрифтов и выберите нужный.
Сделать выделенный фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркнутым (в любых сочетаниях) можно нажатием соответствующих кнопок на панели инструментов. С их же помощью соответствующие эффекты и снимаются.
В редакторе Microsoft Word более тонкое форматирование шрифта можно выполнить, выделив фрагмент текста и выбрав команду Формат/Шрифт... Эта команда вызывает диалоговое окно, в котором можно сделать все предусмотренные варианты шрифтового оформления. С помощью элементов данного окна можно изменить не только тип и размер шрифта, но и все остальные параметры шрифта. Сделав необходимые настройки, нажмите клавишу ОК.
В большинство шрифтов кроме обычных символов, изображенных на клавишах клавиатуры, входят специальные символы и значки. Эти символы применяются при создании документов научного или технического характера, а также при работе не с английским, а с некоторыми другими языками. Поскольку символов такого рода на клавиатуре нет, в Word имеется диалоговое окно для их вставки.
Форматирование часто применяется по отношению к абзацу.
Абзац - фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода Enter . Абзац является ключевым элементом в структуре документа для многих текстовых процессоров (хотя имеются и другие, например, в Microsoft Word - разделы).
Операции форматирования абзацев включают установку границ абзацев и абзацных отступов, выравнивание, а также включение переноса слов.
Установку границ абзацев производят с помощью маркеров отступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню.
Выравнивание (выключка). Различают четыре вида горизонтального (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания (вверх, вниз, по высоте).
Перенос . При выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку. Это не придаст элегантности тексту; его правый край остается неровным. Для улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручном варианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис, и жестким переводом каретки (нажатием на клавишу Enter) переходит на следующую строку. Использование такого режима переноса приводит к необходимости удаления дефисов при повторном форматировании текста документа.
При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово на слот и переносит его наилучшим способом. Этот режим не создает никаких трудностей при повторном форматировании.
Набранный лишь посредством клавиатуры документ выглядит как скопление предложений, в котором трудно уловить главную идею автора, а также проследить логику его рассуждений. Для облегчения чтения и запоминания редактор Word и другие ему подобные программы предусматривают форматирование текста, включающее в себя разбивку на абзацы, выделение красной строки, наличие отступов и выступов, колонок, таблиц, списков и некоторые другие моменты.Чтобы переместить весь текст, а не только красную строку, следует сместить нижнюю часть песочных часов на требуемую величину. Именно так в письмах форматируется графа «Кому и от кого». То же действие можно выполнить, пройдя вышеописанным путем и проставив цифры в графе «Отступ» в ячейках «слева» или «справа».
Чтобы текст равномерно заполнял весь документ, а не смещался к его левому полю, можно распределить его по ширине странице. Для этого необходимо выделить нужные абзацы и нажать на кнопку «По ширине» на панели форматирования. Она выглядит как квадрат из горизонтальных полосок. Там же можно центрировать текст для заголовка либо сместить его вправо в виде эпиграфа.
Функция списка удобна тогда, когда предстоит перечисление большого количества пунктов, а также добавление новых в середину перечня уже после его создания: нумерация сменится автоматически. Нумерованный или маркированный список можно выставить соответствующими кнопками на панели форматирования либо через команду «Список» в меню «Формат».
Помимо перечисленных функций в текстовом редакторе можно изменить размер и вид шрифта, приблизив его к деловому или, наоборот, к поздравительному, выделить часть документа подчеркиванием, курсивом, жирным или цветным шрифтом, свести данные в таблицу, а также выполнить другие, специализированные действия (вставка изображения, диаграммы).
Microsoft Word
Форматирование текстовых документов
Выбор шрифтов
Одна из первых характеристик, которую пользователь обычно и чаще всего меняет в тексте -- тип и размер шрифта. Например, хотя шрифты группы Times прекрасно выглядят на экране, они могут не очень хорошо получаться при печати и определенно не рекомендуются для документов, предназначенных для электронного считывания или сканирования. Самый простой способ поменять шрифт -- это обратиться к панели форматирования. Здесь имеется выпадающий список шрифтов. Когда он свернут, в его окне виден текущий тип шрифта. Щелкнув на окне, мы получим список шрифтов, доступных в системе.
Проблемой этого метода является то, что пользователь, выбирая шрифт, должен знать, как он будет выглядеть. Поэтому рекомендуется сделать несколько дополнительных щелчков мышью и воспользоваться командой Шрифт меню Формат. При этом можно не только выбрать тип шрифта, предварительно просмотрев его, но также установить некоторые эффекты и атрибуты шрифта, например, его размер и цвет, а также его модификации -- жирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый, индексы и т.д. На рис. 1 показано окно Шрифт и доступные в нем опции. Обратите внимание на вкладку Интервал, с помощью которой можно установить промежуток между символами шрифта.
Любую из установок можно выбрать для изменения существующего текста, выделив интересующую область и затем выбрав опцию.
Размер шрифта измеряется в точках. Этот термин пришел из индустрии принтеров. В одном дюйме 72 пункта, поэтому в области печатной страницы высотой 1 мм поместится, например, 6 строк текста размером 12 точек.
Рисунок 1 Окно Шрифт со списком установленных шрифтов.
Следовательно, чем больше размер шрифта в точках, тем выше (но не обязательно шире) будут литеры текста.
Одним из важных моментов при выборе шрифта является вопрос, будет ли распространяться электронная версия документа. Если документ предназначен для немедленной печати на месте и распространения печатных копий, то выбор шрифта не будет иметь значения. Однако, если распространяться будет электронная версия документа в виде файла, то следует стараться пользоваться системными шрифтами Windows, избегая оригинальных шрифтов -- адресаты могут не иметь таких шрифтов. И если такое случится, то документ может принять странный или вообще нечитаемый вид, так как Word будет пытаться найти замену отсутствующему шрифту, и найденная замена не всегда окажется удовлетворительной.
Работа с отступами и параметрами страницы
Другое часто применяемое изменение текста -- это установка отступов. Сделать, это для абзаца можно, переместив на линейке разметки маркер отступа в требуемую позицию или внеся соответствующие установки в окне диалога Абзац. Установки и операции с маркерами при этом имеют эффект для текущего абзаца или выделенного участка текста, а не для документа в целом.
Другим способом изменить отступы в документе (или в отдельной его части) -- обратиться к меню Файл и выбрать опцию Параметры страницы. На Рис. 3 видно состояние вкладки Поля окна Параметры страницы после выполнения установок левого отступа и переплета.
На вкладке Поля можно установить верхний, нижний, правый, левый отступы, а также область, выделяемую для переплетных нужд. Значения всех параметров отсчитываются от кромок страницы.
Рисунок 2 Пример изменения отступов с помощью маркеров линейки
Рисунок 3. Вкладка Поля окна диалога Параметры страницы
Ниже области отступов на вкладке расположены окна ввода верхнего и нижнего колонтитулов. Следует помнить, что значения этих параметров также отсчитываются от кромок листа; при этом верхний и нижний отступы не принимаются во внимание. Иными словами, нужно следить за тем, например, чтобы не назначить печать колонтитулов поверх основного текста.
Ниже поля, на котором видно, как установки повлияют на вид страницы, расположен список Применить:, в котором можно указать, относятся проведенные изменения ко всему документу или только к оставшейся части от текущей позиции курсора до конца.
Справа внизу расположен флажок Зеркальные поля. На рис. 4 видно, как изменится вид окна Параметры страницы при включении этой опции, говорящей о том, что документ будет печататься с двух сторон листа. В примере также установлен размер переплета, который обозначен разметкой внутри страниц.
Рисунок 4. Окно Параметры страницы после включения зеркальные поля
На вкладке Размер бумаги можно указать размеры страницы для печати. В связи с тем, что параметры настройки страницы привязываются к кромкам, определяемым ее размерами, оперировать этими значениями следует очень аккуратно. Система предлагает несколько стандартных размеров страниц среди которых можно выбрать подходящую.
Следующая вкладка окна Параметры страницы -- Источник бумаги. Это вкладка применяется, если принтер поддерживает разные способы подачи бумаги. В случае необходимости всегда можно изменить установку. В этой вкладке можно также установить разные способы подачи бумаги для первой страницы и для остальных страниц. Обычно это делается, когда первая страница печатается на отдельных листах, а остальные -- на рулонной бумаге.
Следующая вкладка -- Макет. Она содержит дополнительные опции разметки страницы. На рис. 5 показано окно Параметры страницы после нажатия кнопки Нумерация строк. Вкладка Макет позволяет установить опции для разделов и структуры документа по вертикали. Часто приходится производить специальные настройки заголовков и колонтитулов. В документе могут быть разные колонтитулы (верхний и нижний) для четной и нечетной страниц (например, как в книгах, где раздел указан на одной сторона разворота, а глава -- на другой); можно установить также другой колонтитул для первой страницы документа.
Установки Нумерация строк (рис. 5) очень важны в тех случаях, когда необходимы ссылки по номеру строки (например, в некоторых юридических документах) или когда необходимо знать абсолютную позицию в файле. Возможность нумерации строк можно использовать при программировании. Одним из возможных применений может быть также создание нумерованных списков, особенно, когда эти списки очень длинные.
Верхний и нижний колонтитулы
Колонтитулы предназначены для представления повторяющейся или периодической информации, например, даты, номера страницы вверху или внизу страницы.
Команда для работы с колонтитулами находится в меню Вид. Выбором опции Колонтитулы в этом меню активируется экран, изображенный на рис. 6, где документ, кроме линейки разметки, снабжен еще вертикальной линейкой колонтитулов и дополнительной панелью инструментов.
На этом экране текст документа становится блеклым; это означает, что его нельзя адаптировать, пока пользователь занят установкой верхнего и нижнего колонтитулов. В области Верхний колонтитул можно впечатать текст, а также вставить графический образ или поле для автоматического вывода даты или номера страницы. То же касается и области для ввода нижнего колонтитула.
Кнопки панели инструментов колонтитулов активируют различные функции для работы колонтитулами. Работа в этой панели инструментов начинается обычно с крайней левой кнопки, служащей для переключении между верхним и нижним колонтитулами. Следующие две кнопки -- это Перейти к предыдущему и Перейти к следующему. Если для различных разделов документа имеется несколько колонтитулов, эта кнопка позволяет перемещаться между ними. Следующая кнопка -- Как в предыдущем разделе, позволяющая копировать верхний или нижний колонтитул из одного раздела в другой.
Рисунок 5 Вкладка Макет с окном Нумерация строк
Далее следует кнопка Номер страницы, обозначенная изображением страницы со знаком "#" на ней. Кнопка организует поле, отражающее текущий номер страницы. Поле вставляется в текущей позиции курсора. Точно также следующие две кнопки создают поля для вывода даты и текущего времени (тоже в позиции курсора). Дата и время вставляются в документ при печати.
Рисунок 6. Режим Колонтитулов.
Кнопка Параметры страницы, расположенная далее справа, открывает окно Параметры страницы с открытой вкладкой Макет, см. рис. 5). Следующая кнопка предназначена для скрывания основного текста. Это поможет различать, что относится к верхнему или нижнему колонтитулу, а что нет.
И последняя, крайняя справа кнопка -- это кнопка Закрыть. Она предназначена для возвращения в режим до начала работы с колонтитулами. Она скрывает колонтитулы и позволяет продолжить редактирование текста.
Обрамление и заливка.
Обрамление и Заливка -- две функции, которые позволяют акцентировать разделы и области в документе.
Как и в случае с многими другими функциями Word, существует два способа активирования этих функций. Первый способ -- это использовать крайнюю справа кнопку на панели Форматирование (она снабжена знаком квадрата с перекрестием линий). При нажатии на эту кнопку появляется панель Обрамление (рис. 7).
Хотя панель называется Обрамление, список на правом конце панели позволяет установить также стиль заполнения. Работать с этими функциями можно также через окно Обрамление и заливка из меню Формат. Выбор этой команды откроет окно диалога, изображенное на рис. 8.
Рисунок 7 Панель таблицы и границы
Рисунок 9. Вкладка Страница окна Границы и заливка
В открывшемся окне схематически представлен пример экрана, по изменениям которого можно оценить, как на него повлияет выбор той или иной опции. Можно установить расстояние от текста до границ окантовки, толщину и тип линии окантовки, а также ее цвет.
Точно так же, щелкнув на вкладке Заливка, можно получить доступ к ряду опций заполнения раздела.
Помимо этих вкладок, в Word окно Обрамление содержит вкладку Страница, в которой представлены дополнительные установки для оформления страниц документа (рис. 9).
Работая с этими вкладками, можно комбинировать их опции и получать при оформлении документа превосходные результаты.
Примечание. Вся хитрость использования рассмотренных опций по оформлению текста заключается в умеренности. Использование этих эффектов по акцентированию разделов или объектов текста более одного раза на странице может привести к тому, что эти выделения перестанут привлекать внимание.
Колонки
Большинство газет, писем новостей, журналов содержат на странице более одного столбца текста. Точно так же, если имеется очень большой документ и его нужно как-то разбить для удобочитаемости, с помощью Word можно создать колонки текста. Сделать это можно, выбрав команду Колонки меню Формат. При этом откроется окно, изображенное на рис. 10, в котором имеется множество различных установок для управления форматированием колонок.
В этом окне первые три из пяти малых окон-опций позволяют выбрать простое разбиение текста на одну, две или три равные колонки. Следующие два окна предназначены для разбиения текста на два неравных столбца со сдвигом влево или вправо. Если выбрать одну из этих двух опций, можно также указать количество колонок в поле Число колонок, расположенном снизу от этих пяти опций.
В разделе Ширина и интервал окна Колонки можно установить размеры каждой из колонок (если требуется использовать такой уровень управления форматированием, например, если нужно получить одну узкую колонку посередине и две широкие по сторонам). Но обычно бывает достаточно равных по ширине колонок. Для этого нужно установить флажок Колонки одинаковой ширины.
Рисунок 10. Окно диалога Колонки
В поле Применить внизу окна можно указать, относятся эти установки ко всему документу или только к части, начиная с текущей позиции курсора. С правой стороны экрана находятся кнопки ОК и Cancel (Отмена), а также флажок Разделитель, с помощью которого можно задать линии между столбцами текста. Внизу справа расположен флажок Новая колонка, который инициирует создание колонок из текста, расположенного после текущей позиции курсора (при этом нужно выбрать опцию До конца документа в списке Применить).
Одним из распространенных способов представления данных является создание списков. Однако, когда в списке для каждого пункта имеется по три или четыре элемента, представить такой список уже трудно и он становится нечитабельным. С этой точки зрения для наглядного представления данных имеет смысл организовывать их в таблицы.
Простейший способ ввести таблицу в документ -- это обратиться в меню Tаблица и выбрать опцию Вставить таблицу. При этом откроется диалоговое окно, в котором можно определить простую таблицу, запустить мастер таблиц или использовать функцию Автоформат для преобразования имеющейся простой таблицы в более сложную и привлекательную (рис. 11).
Если в документе имеется некоторый текст, который, по мнению пользователя, будет неплохо выглядеть в виде таблицы, можно воспользоваться командой Преобразовать в таблицу меню Таблица, чтобы преобразовать этот текст в таблицу. В окне Преобразовать в таблицу нужно указать количество строк и столбцов таблицы. В этом окне также предоставлен удобный случай использовать опцию Автоформат, чтобы сделать привлекательным внёшний вид таблицы.
Опции Обрамление и Заливка, обсуждавшиеся ранее в этой главе, могут пригодиться для выделения таблицы на странице документа.
Другой способ быстро ввести таблицу -- это нажать кнопку Вставить таблицу на стандартной панели инструментов (рис. 12). Нажав эту кнопку (откроется окно с рядом пустых ячеек) и не отпуская кнопку мыши, протянув курсор, можно определить количество строк и столбцов новой пустой таблицы. Остальное форматирование можно выполнить с помощью опции Автоформат.
Пользователи, которым приходилось сталкиваться с текстами на научную тематику (а также все, кто писал какие-либо рефераты), знают, что такое сноски и примечания. Идея здесь заключается в том, чтобы пометить какую-нибудь область, текста и затем ниже по тексту привести объяснение и комментарии по поводу помеченного текста. Сноски (обычные) печатаются внизу страницы, а комментарии (концевые сноски) приводятся в конце документа или книги. Ввод их в текст нe представляет сложности. Начать нужно с указания позиции, где будет стоять индикатор сноски или комментария. Затем необходимо выбрать опцию Сноска в меню Вставка для каждой сноски. Открывается диалоговое окно, изображенное на рис. 13, где можно указать, о чем идет речь -- о сноске или комментарии и установить для них индикацию. Можно использовать как автоматическую нумерацию маркеров, так и вводить свои символы.
После закрытия этого окна в указанную позицию текста будет помещен выбранный указатель. При этом внизу экрана Word откроется следующее окно, в котором можно будет впечатать информацию для сноски.
Информация, вводимая в этом окне, привязывается к указателю сноски. При печати документа сноски нумеруются и вставляются в конце страниц или в конце документа.
Примечания и исправления
Тем, кто часто работает над документами, составленными другими людьми, вероятно, приходится делать по тексту комментарии и исправления. Использование примечаний и исправлений Word поможет делать это, не нарушая оригинал текста.
Примечания можно иначе назвать электронными заметками. Они сохраняются как отдельная информация, привязанная к тексту и которую можно в любой момент просмотреть. Для ввода примечания нужно установить курсор в позицию текста, к которой будет относиться примечание. Затем в меню Выделение выбрать команду Примечание. В позиции курсора будет помещен указатель и откроется окно, содержащее поле для ввода содержания примечания (см. рис. 14). В этом окне можно ввести также имя автора примечания.
В окне аннотации имеется кнопка с пиктограммой, изображающей компакт-кассету. Если к компьютеру подключен микрофон, то, нажав на эту пиктограмму можно записать голосовое примечание. Просмотреть примечание можно, дважды щелкнув на ее указателе или выбрав команду Примечания в меню Вид.
Исправления используются для целей привязки к тексту более "действенных" комментариев. Применив их, читатель документа может внести в документ изменения; затем разработчик документа или третье лицо может решить, принять ему предложенные изменения или оставить оригинальную версию этой области документа.
Для активации функции исправлений нужно в меню Сервис выбрать команду Исправления либо дважды щелкнуть панель ИСПР строки состояния. Откроется диалоговое окно Исправления.
В данном окне можно выбрать ряд опций, управляющих характером представления исправлений. Можно также воспользоваться функцией Сравнить версии, предназначенной для сравнения текущего документа с другим файлом. Кнопка Объединить исправления позволяет, взяв примечания и исправления из одного документа, применить их в другой документ. Для начала записи исправлений нужно установить флажок Записывать исправления для остановки записи -- снять этот флажок. Кнопка Параметры открывает окно, в котором можно указать способы маркировки исправлений.
2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" - Скачать
Microsoft Word - текстовый процессор
Форматирование документа – это изменение его внешнего вида. WORD обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях:
Абзац – это фрагмент текста, который заканчивается непечатаемым символом или фрагмент текста, процесс ввода которого заканчивается нажатием на клавишу ввода Enter. К абзацу относятся: абзац основного текста, заголовки, оглавление, списки (нумерованные и маркированные) и т.д.
Для форматирования символов применяется диалоговое окно Шрифт (Формат / Шрифт) или команды на панели инструментов форматирования. Форматирование абзацев осуществляется с помощью окна диалога Абзац, которое открывается командой Формат / Абзац.
Посмотреть форматирование выделенного текста можно в области задач, выполнив команду Формат / Показать форматирование.
Стили предназначены для внешнего оформления документа и его абзацев, т.е. стили используются для форматирования документа. Стиль - это набор форматирующих команд, сохраняемый под уникальным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью стиля значительно быстрее, чем форматировать вручную каждый элемент текста, так как одна команда (стиль) автоматически форматирует группу параметров текста.
Существует три основных типа стилей:
При создании нового документа на базе шаблона Обычный, он получает копию набора стилей из базового набор стилей общего назначения (из встроенных стилей): Обычный, Заголовки 1, 2, 3.
После того как ввод текста в документ завершен, и текст отредактирован, целесообразно воспользоваться командой Автоформат для изменения внешнего вида всего документа.
При автоматическом форматировании документа каждому абзацу назначается один из стилей Word. Например, заголовку может быть назначен стиль Заголовок 1 или Заголовок 2 , абзацу основного текста – стиль Основной текст, а абзацу, входящему в список - стиль Список. Примечаниям назначается стиль Текст Примечание, верхним колонтитулам – стиль Верхний колонтитул, а номерам страниц – стиль Номер страницы и т.д.
Назначение абзацам документа стандартных стилей Word обеспечивает быстрое изменение внешнего вида созданного документа за счет применения стилей из библиотеки стилей. Встроенные стили обеспечивают форматирование заголовков различных уровней и позволяют просматривать иерархическую структуру документа в режиме структура, а также быстро строить оглавление.
Кроме того, если для большинства абзацев документа используется стиль Основной текст, а не Обычный, вы сможете легко переформатировать только стиль основного текста, не затрагивая при этом стиль остального текста.
Стили можно изменять и создавать новые. Кроме того, можно применить другой стиль (наложить стиль) к уже отформатированному тексту, т.е. переформатировать его.
Для этого необходимо выбрать команду Формат / Стили и форматирование, появится область задач в режиме «Стили и форматирование». Установите курсор в текст, который необходимо переформатировать, и в области задач в разделе «Выберите форматирование для применения» щелкните на требуемый стиль, абзац под курсором переформатируется на выбранный стиль.
Если необходимо изменить стиль или создать новый стиль, то установите курсор в текст, стиль который необходимо изменить, в области задач в разделе «Форматирование выделенного текста» будет отображаться стиль текста под курсором. Далее необходимо подвести указатель мыши к названию стиля и щелкнуть на появившейся справа стрелке, откроется список команд: Очистить формат, Изменить стиль, Создать стиль. Выберите требуемую команду (изменить или создать стиль), появится соответствующее окно диалога, в котором можно осуществить изменение или создание стиля.
Стиль Обычный является основой для большинства других стилей абзаца, поэтому при изменении стиля Обычный изменятся все основанные на нем стили. Стиль Обычный не основан ни на одном из стилей.
Рис. 1.
Рис. 2.
Элементы текстовых документов, которые вводятся в документ в процессе его редактирования и форматирования:
Колонтитул - это текст или рисунок (номер страницы, дата печати документа, название документа, фамилия автора, рисунок и т. д.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.
Для создания колонтитула необходимо выполнить команду Вид / Колонтитулы. Колонтитулы, как и фон документа, а также поля, размер и ориентация страниц, номера страниц, разрывы страниц и разделов относятся к изменению внешнего вида страниц и документа.
Проверка орфографии (правописание) – это средство редактора, позволяющее проверить и исправить написание слов в документе. Редактор сравнивает слова в проверяемом документе со словарем, причем неизвестные слова при этом выделяются. После этого можно пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.
Проверка грамматики – это проверка грамматических и стилистических правил письма (несогласованность подлежащего и сказуемого, неверные предложные сочетания).
Существуют несколько способов проверки правописания:
Чтобы установить автоматическую проверку правописания и грамматики, выполните следующее: Выберите команду Сервис/параметры и в появившемся окне щелкните на вкладке Правописание. Установите флажок автоматически проверить орфографию и автоматически проверить грамматику.
Для ручной проверки орфографии и грамматики необходимо выбрать команду Сервис/Правописание, появится окно диалога Правописание, с помощью которого можно выполнить требуемую проверку.
Рис. 3.
В зависимости от выполняемых задач в Microsoft Word 2003 можно выбирать различные режимы просмотра документов:
Режимы макетов используются при работе над документом, к этому режиму относятся: Разметка страницы, Веб–документ, Обычный, Структура.
Режимы просмотра используются для чтения документа и перемещения в нем, к этому режиму относятся: Режим чтения, Эскизы, Схема документа.
Просмотр используется для отображения внешнего вида документа в форме публикации, к этому режиму относятся: Предварительный просмотр веб-страницы, Предварительный просмотр.
Режим предварительного просмотра удобно использовать для просмотра нескольких страниц документа в уменьшенном виде. В этом режиме можно просматривать разрывы страниц и подложку, а также изменять содержимое или форматирование документа до его вывода на печать
Перед печатью документа следует проверить его внешний вид, выдав команду Файл – Предварительный просмотр или щелкнув кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов. Чтобы выйти из режима предварительного просмотра нажмите кнопу «Закрыть».
Чтобы напечатать документ с использованием принятых по умолчанию параметров принтера и настроек печати, нажмите кнопку Печать в окне предварительного просмотра или на стандартной панели инструментов.
Для выбора принтера и настроек параметров печати выполните команду Печать из меню Файл, появится диалоговое окно Печать.
Рис. 4.
В области принтер следует выбрать требуемый принтер из предлагаемого списка.
В области Страница, следует задать какую часть документа печатать: весь документ; текущую страницу; выделенный фрагмент или несколько страниц с указанными номерами.
Количество копий задается в поле Число копий.
Выбрать опцию Включить: все страницы диапазона или сначала печатаются все страницы с нечетными номерами, а затем - с четными.
Группа опций масштаб позволяет задать печать нескольких страниц текста на одном листе бумаги.
Ряд дополнительных параметров печати можно указать, нажав кнопку Параметры.
Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление. Форматирование символов. Буквица. Форматирование абзацев. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа. Стили форматирования.
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
Тема 2. Форматирование документов.
2.1. Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление.
Фрагмент это часть текста, указанная (выделенная) пользователем.
Минимальный размер фрагмента один символ, максимальный весь текст документа.
Выделение можно выполнить либо с помощью мыши, либо с помощью клавиатуры.
Выделение с помощью клавиатуры:
|
Требуется выделить |
Сочетание клавиш |
|
Один или несколько символов |
Удерживая клавишу Shift , нажимать клавишу стрелка вправо , пока не выделятся требуемые символы. |
|
Фрагмент текста от курсора до конца строки |
Shift + Е nd . |
|
Фрагмент текста от курсора до начала строки |
Shift + Home . |
|
Слово после курсора |
С trl + Shift + стрелка вправо. |
|
Слово перед курсором |
С trl + Shift + стрелка влево. |
|
Фрагмент текста от курсора до конца абзаца |
С trl + Shift + стрелка вниз. |
|
Фрагмент текста от курсора до начала абзаца |
С trl + Shift + стрелка вверх. |
|
Фрагмент текста от курсора до конца документа |
С trl + Shift + End . |
|
Фрагмент текста от курсора до начала документа |
С trl + Shift + Home . |
|
Весь документ |
С trl + а. Лента Главная Выделить Выделить все. |
Выделение с помощью мыши:
|
Требуется выделить |
Необходимо сделать |
|
Слово |
Указать нужное слово и щелкнуть два раза левой кнопкой. |
|
Строка |
Переместить указатель мыши к левому полю, чтобы он превратился в стрелку, поместить эту стрелку рядом со строкой и один раз щелкнуть левой кнопкой |
|
Предложение |
Щелкнуть на нужное предложение при нажатой клавише С trl . |
|
Абзац |
Тройной щелчок левой кнопкой мыши на абзаце. Двойной щелчок напротив этого абзаца в полосе выделения. |
|
Любой фрагмент |
Установить указатель мыши в угол выделяемого фрагмента и растянуть область выделения. |
|
Весь документ |
Тройной щелчок в полосе выделения. |
Для выделения блочного фрагмента следует установить курсор в любой угол блока, нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, растянуть область. Для выделения нескольких несмежных фрагментов можно воспользоваться любым способом, но при этом нажать на клавишу Ctrl .
Выделенный фрагмент текста можно удалить (клавиши Delete или Backspace ), вырезать или скопировать в буфер обмена.
Скопировать или переместить фрагмент можно через буфера обмена или с помощью мыши.
Алгоритм копирования (перемещения) с помощью буфера обмена:
Содержимое буфера обмена сохраняется в течение сеанса работы или до помещения в него новой порции информации. В Microsoft Word 2007 буфер обмена содержит 24 ячейки. Просмотреть их содержимое можно, нажав кнопку Буфер обмена на ленте Главная .
Чтобы переместить фрагмент с помощью мыши достаточно выделить его и перетащить в нужное место при нажатой левой кнопке.
Чтобы скопировать фрагмент с помощью мыши нужно выделить его и перетащить при нажатой правой кнопке мыши. Из предложенного контекстного меню выбираем далее Скопировать .
Возможны случаи, когда выделенный фрагмент текста может быть ошибочно уничтожен. В редакторе Word имеется кнопка (Отменить), расположенная на панели быстрого доступа. Щелкая по этой кнопке, можно последовательно возвращаться к предыдущим состояниям документа.
2.2. Форматирование символов. Буквица.
Любой документ можно представить как совокупность некоторых взаимосвязанных объектов. Каждый объект обладает определенным, присущим только ему набором свойств (атрибутов). В зависимости от установленных значений этих атрибутов объект может выглядеть в документе по-разному.
Word позволяет форматировать двумя способами:
1) либо после набора текста;
2) либо задавать нужные атрибуты оформления до процесса набора.
При первом варианте требуется:
Второй вариант предполагает следующую последовательность операций по форматированию:
Символ это основная графическая единица текста. Именно последовательность символов образует текст. Символ имеет следующие атрибуты:
Все операции форматирования применимы только к выделенным объектам.
Шрифт комплект графических изображений букв того или иного алфавита и всех относящихся к нему знаков и цифр. Шрифты также называют гарнитурой. Их можно разделить по некоторым признакам на следующие виды:
1) Матричные (растровые) шрифты создаются так называемым методом битовой карты. В файле с таким шрифтом хранятся точечные изображения каждого символа внутри сетки точек фиксированного размера. К недостаткам матричных шрифтов можно отнести существенное ухудшение качества изображения при изменении размера шрифта, его масштабировании. Контуры букв приобретают ступенчатую форму, возникает так называемый лестничный эффект.
Масштабируемые (векторные) шрифты не имеют этого недостатка. Способ создания таких шрифтов заключается в кодировке контура символа в виде прямых и кривых линий. Очень часто масштабируемые шрифты называют шрифтами True Туре. Отличительная особенность таких шрифтов в списке шрифтов в поле Шрифт на панели инструментов Форматирование им предшествует вензель, состоящий из двух букв Т.
2) По внешнему виду шрифты могут быть с засечками (с серифами ) и рубленые . Шрифты с засечками (например, Т imes New Roman ) имеют на концах небольшие флажки-засечки. Прямое назначение засечек повысить читабельность текста, так как во время чтения взгляд легче фиксируется на строке. Рубленые шрифты (например, А rial ) имеют гладкие округлые буквы и предназначены для выделения заголовков в документе. Кроме названных, бывают так называемые специальные гарнитуры, которые могут использоваться для имитации рукописного текста (например, Freestyle Script ) или записи нот, формул химических соединений и т.д. (например, Wingding ).
3) По ширине шрифты могут быть моноширинными (например, Courier New )и пропорциональными . Все буквы моноширинных шрифтов имеют одинаковую ширину, а, следовательно, в строке всегда помещается одинаковое количество символов. В пропорциональных шрифтах каждая буква имеет разную ширину (например, буква «Ж» шире, чем буква «А»), и поэтому в строке может быть разное количество символов. При использовании пропорциональных шрифтов следует помнить, что выравнивать текст в строчках с помощью клавиши Пробел нельзя.
Не все шрифты поддерживают отображение кириллицы.
Размер шрифта (высота, кегль) это расстояние между верхней частью самой высокой буквы алфавита и нижней частью самой низкой.
Размер шрифта указывается в пунктах (р t ). 1р t = 1/72" = 0,352 мм. Можно использовать также размеры шрифтов, не указанные в списке (например, 15 или 12,5).
Для того чтобы изменить начертание символов, имеются кнопки на ленте Главная .
Кнопки служат для изменения цвета символа и цвета фона, на котором этот символ отображается.
При выборе шрифта для печати документа основным критерием является его читаемость. Выбранный шрифт не должен отвлекать внимание от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей различных составных частей документа (рубрик).
Буквица это красиво оформленная буква в начале предложения, абзаца, раздела. Оформить букву можно командой Буквица на ленте Вставка .
2.3. Форматирование абзацев.
Внешний вид документа в большой степени зависит не только от форматирования символов текста, но и от оформления абзацев. Абзац является одним из основных структурных элементов документа.
В текстовом процессоре Word абзац определяется как часть текста между двумя нажатиями клавиши Enter . Длина абзаца может быть различной. Он может состоять из одного слова, а может занимать и всю страницу. При составлении текста следует иметь в виду, что очень длинные абзацы трудны для восприятия.
Абзац имеет свои параметры:
Форматирование абзаца задание или изменение его параметров. Форматировать абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания. Форматирование может производиться с помощью диалогового окна, вызываемого командой Абзац контекстного меню, а также с помощью раздела Абзац лент Главная и Разметка страницы .
В текстовом редакторе Word существует четыре способа выравнивания текста.
Выравнивание по левому краю. При нем строки начинаются у левой кромки страницы в одной и той же позиции и заканчиваются справа в различных позициях в зависимости от количества символов в строке. Именно такое выравнивание лучше всего использовать при наборе текста.
Выравнивание по центру. Расположение текста по центру удобно использовать для заголовков и очень коротких блоков текста.
Выравнивание по правому краю. При этом способе выравнивания текст выравнивается по правой кромке и каждая новая буква сдвигает предыдущую влево, так что строчки идеально выравниваются по правому краю. Этот тип выравнивания используется для достижения специальных целей. Иногда этот способ можно использовать и для заголовков.
Выравнивание по ширине. При использовании этого способа выравнивания Word выравнивает текст, как по правой, так и по левой кромке, вставляя вместо недостающих символов дополнительные пробелы между словами. Текст, отформатированный с помощью выравнивания по ширине, выглядит красиво и опрятно. Применять выравнивание по ширине лучше всего после всех редакторских правок, непосредственно перед выводом документа на печать.
На панели инструментов форматирования помещены четыре кнопки, каждая из которых соответствует одному из вышеперечисленных режимов форматирования текста и любого абзаца.
Чтобы форматирование абзаца происходило в процессе его ввода, необходимо задать необходимые параметры, а уже затем вводить текст.
Операции выравнивания относятся ко всему абзацу. Однако есть две операции, которые относятся только к первой строке абзаца. Это команды Отступ и Выступ . Устанавливаются эти команды в диалоговом окне Абзац в поле Первая строка . Отступы абзаца и первой строки можно также установить с помощью горизонтальной координатной линейки.
С помощью координатной линейки можно выполнять такие операции форматирования абзаца, как настройка правого и левого полей, установка отступов и выступов, определение позиций табуляции.
Полем называется расстояние между текстом и краем страницы. Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отступы позволяют отделить текст одного абзаца от другого или визуально выделить отдельные абзацы в документе. Выделяют отступ первой строки абзаца (первая строка смещена относительно других строк правее) для абзацев с «красной» строкой или с «отступом». Абзац с «выступом» это абзац, в котором отступ образуется для каждой строки, кроме первой, иными словами, первая строка смещена относительно других строк абзаца левее. Этот тип форматирования используется обычно в словарях, энциклопедиях, справочниках.
Координатная линейка всегда связана с абзацем, в котором находится курсор ввода.
Темная часть координатной линейки соответствует установленным полям страницы.
Верхний бегунок в виде треугольника указывает величину отступа первой строки абзаца.
Нижний бегунок в виде треугольника указывает отступ слева остальных строк абзаца (за исключением первой).
Квадратный бегунок это элемент управления, всегда располагающийся под нижним треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы (и верхний, и нижний) перемещаются вместе с сохранением их положения относительно друг друга. Такое специальное оформление абзаца можно использовать при оформлении эпиграфов, цитат и т.д.
Правый бегунок указывает правую границу абзаца.
Светлая часть линейки указывает размер рабочего поля документа. Бегунки следует располагать только в пределах светлой области координатной линейки.
Чтобы задать дополнительные атрибуты абзаца, такие как междустрочный интервал и межабзацный отступ, необходимо вызвать диалоговое окно Абзац при помощи контекстного меню.
Междустрочный интервал (или интерлиньяж) это расстояние между строками в абзаце. Интервал величина, равная 1/6 дюйма или 12 р t .
Увеличение междустрочного интервала позволяет легко читать более длинные строки, т.е. позволяет использовать шрифт меньшего размера. Величина междустрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.
При использовании текста, взятого в сети Интернет, следует обратить внимание на интервал между абзацами (0 пт).
Также на вкладке Положение на странице можно включить или отключить следующие параметры: запрет висячих строк, не разрывать абзац, не отрывать от следующего, с новой страницы.
В длинных документах большинство абзацев форматируется одинаково. Точнее говоря, обычно существуют несколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутри документа.
Форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже существует абзац, отформатированный так, как нужно. Текстовый процессор Word решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, а также путем применения наперед заданных стилей форматирования.
Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования и щелкнуть по кнопке Формат по образцу (лента Главная ). Далее щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве образца формат.
2.4. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа.
На первом этапе при подготовке документа в текстовом процессоре Microsoft Word надо установить параметры страницы. К ним относят размер и ориентацию листа, величину полей и т.д. При указании размера страницы ориентируются на печатающее устройство. Так, лист формата А4 можно распечатать на любом из современных принтеров, тогда как формат А3 поддерживается только специальными модификациями принтеров. Ориентация страницы может быть выбрана книжная (высота листа больше ширины) или альбомная (высота листа меньше ширины). Для установки параметров страницы используют ленту Разметка страницы команду Поля Настраиваемые поля . При этом открывается диалоговое окно Параметры страницы .
В этом окне три раздела: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги.
Поля это свободные пространства на странице, окружающие набранный текст.
Их размеры можно уменьшать и увеличивать по желанию пользователя (однако уничтожить полностью нельзя, так как каждый принтер имеет недоступную для печати зону, за соблюдением которой следит Windows ). Размер и вид полей, а также положение колонтитулов устанавливаются в разделе Поля. Размер и ориентация бумаги устанавливаются в разделе Размер бумаги.
Колонтитулом называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы.
Различают верхний и нижний колонтитулы. В колонтитулы входят порядковые номера страниц.
Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя Номер страницы (лента Вставка ).
Колонтитулы могут быть одинаковыми во всем документе, но могут различаться: на четных и нечетных страницах (диалоговое окно Параметры страницы Вкладка Источник бумаги ), на первой и последующих страницах (диалоговое окно Параметры страницы Вкладка Источник бумаги ), в разных разделах.
Раздел это часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Чтобы вставить новый раздел нужно выполнить команду Разрывы (лента Разметка страницы ) и указать, откуда должен начинаться новый раздел (со следующей страницы, на текущей странице, с четной страницы, с нечетной страницы). Аналогично можно вставить новую страницу в разделе (лента Разметка страницы Разрывы Новую страницу или Разрыв страницы вкладки Вставка ).
Для открытия колонтитулов следует выполнить команды Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (лента Вставка ). Текст документа станет бледным, появятся области верхнего и нижнего колонтитулов и лента Конструктор (Работа с колонтитулами ) . На этой панели расположены следующие кнопки: номер страницы, дата (это поле автоматически обновляется) и время (текущее время), параметры страницы, как в предыдущем, верхний/нижний колонтитулы, переход к предыдущему, переход к последующему (переход между разными типами колонтитулов), закрыть и др.
В колонтитулах можно создать подложку. Для этого в режиме колонтитулов на страницу вставляется рисунок с установленным обтеканием За текстом или выбираем подложку на ленте Разметка страницы .
Алгоритм создания различных колонтитулов для разных разделов:
2.5. Стили форматирования.
Стиль форматирования это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца или символа.
Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Изменить стили , расположенном на ленте Главная . В начале работы с программой Word этот список содержит перечень стилей, заданных по умолчанию. При выборе одного из стилей, представленных в данном списке, изменяется формат текущего абзаца (абзаца, в котором расположен курсор) или формат выделенного фрагмента.
Если требуется подготовить новый стиль для использования в документе, следует выбрать стиль, который будет изменяться и выполнить команду Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль . В диалоговом окне Создание стиля нужно задать имя нового стиля и изменить оформление, определяемое данным стилем. Если включить флажок Добавить в список экспресс-стилей, создаваемый стиль добавится в стандартный шаблон программы Word , после чего этот стиль можно использовать и в других документах. После того, как вы определите стиль для какого-нибудь типа абзаца, вам достаточно применить новый стиль, и абзац будет автоматически отформатирован в соответствии с атрибутами стиля. При каждом изменении атрибутов форматирования, связанных с данным стилем, все абзацы, к которым он применен, будут автоматически переформатированы.
Преимущества использования стилей перед простым форматированием раскрываются при работе над большими документами сложной структуры. Главные из этих преимуществ следующие:
2.6. Оформление текста в несколько колонок.
Для разделения текста на столбцы его необходимо выделить и выполнить команду Колонки (лента Разметка страницы ). В открывшемся диалоговом окне выбираем количество столбцов. По умолчанию они имеют одинаковую ширину, но это можно исправить, например, с помощью маркеров на линейке.
Если несколько столбцов текста целиком размещаются на одной странице, то командой Разрыв На текущей странице можно сделать так, чтобы колонки имели одинаковую длину.
В диалоговом окне Колонки можно указать количество и тип колонок, их ширину, промежуток между колонками, а также установить разделитель.
PAGE 6
Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм> |
|||
| 1083. | Состав и содержание нормативных документов, определяющих сроки хранения документов | 35.3 KB | |
| Порядок хранения документов в организации. Сроки хранения документов в организации. Состав и содержание нормативных документов определяющих сроки хранения документов. В процессе деятельности всех предприятий создается большое количество документов различных по ценности и значимости. | |||
| 4453. | Виды документов в управлении. Модели образцы некоторых управленческих документов | 12.75 KB | |
| Совокупность всех конкретных управленческих документов, образующихся в управленческой деятельности, может быть разбита на подмножества, в состав каждого из которых входят документы, у которых одинаковы или близки модели образцы. Каждое из таких подмножеств образует некоторый вид документа, имеющий свое название. | |||
| 3507. | Форматирование символов и абзацев | 16.81 KB | |
| Как создать новый документ в текстовом процессоре Word Файл Создать Правка создать Файл Сохранить Создать Файл Правка Создать Как вставить формулу в текстовом процессоре Word Вставка Сервис объект Вставка объект Microsoft eqution Файл объект Microsoft eqution Вставка Таблица Microsoft eqution Как можно сохранить документ Файл сохранить как ввести имя и место сохранения и нажать ОК. Файл Вставка ввести имя и место сохранения и нажать ОК. Таблица Сохранить Как изменить... | |||
| 8331. | Интегрированные пакеты программ. Пакет офисных программ Microsoft Office 2003, 2007 и 2010. Средства автоматизации разработки документов в MSWord. Инструменты для создания комплексных документов. Вопросы компьютерной безопасности: вирусы и меры борьбы с н | 26.36 KB | |
| В состав комплектов Microsoft Office 2003 2010 входят приложения общего назначения: текстовый процессор MS Word; табличный процессор электронные таблицы MS Excel; система управления базами данных MS ccess; средство для подготовки презентаций MS PowerPoint; средство организации групповой работы MS Outlook. По сравнению с предыдущими версиями в нём как и в других приложениях общего назначения пакета MS Office добавлены следующие новые возможности: новый более привлекательный интерфейс; использование в окнах приложений... | |||
| 6200. | Реквизиты документов | 238.65 KB | |
| Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Учебные элементы: Реквизиты документа. | |||
| 6201. | Бланки документов | 38.09 KB | |
| Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Для изготовления бланков документов используются форматы бумаги А4 и А5 (ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги»). | |||
| 4447. | Создание шаблонов документов | 9.26 KB | |
| Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, межстрочный интервал и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы... | |||
| 6960. | Хранение документов организации | 16.81 KB | |
| Номенклатура дел - представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатуры дел - систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке. | |||
| 3945. | Языки разметки документов | 9.99 KB | |
| Содержание документа на бумаге может быть сугубо текстовым а также содержать изображения. Обычно содержание документа представляется не в произвольном порядке а имеет определенную структуру. Структура это состав и порядок следования частей блоков документа. Стиль документа определяет форму вывода его содержания на то или иное устройство например принтер или дисплей. | |||
| 4459. | Цели управленческих документов | 9.5 KB | |
| Из дальнейшего текста будет понятно, что это сложный вопрос, детальная разработка, которого требует проведения исследований на стыке управленческого документоведения и управления. Но тем не менее мы уверены в том, что степень теоретической проработки этого вопроса достаточна | |||
