Реляционные СУБД представляют собой второе поколение СУБД, основанное на использовании реляционной модели данных, предложенной 3. Ф. Коддом в 1970 году. В реляционной модели все данные логически структурированы внутри отношений (таблиц). Каждое отношение имеет имя и состоит из именованных атрибутов (столбцов) данных. Каждый кортеж (строка) данных содержит по одному значению каждого из атрибутов. Большое преимущество реляционной модели заключается именно в этой простоте логической структуры.
Коммерческие системы на основе реляционной модели данных начали появляться в конце 1970-х - начале 1980-х годов. В настоящее время существует несколько сотен типов различных реляционных СУБД, как для мэйнфреймов, так и для персональных компьютеров, хотя многие из них не полностью соответствуют точному определению реляционной модели данных. Примерами реляционных СУБД для персональных компьютеров являются СУБД Access и FoxPro фирмы Microsoft, Paradox фирмы Corel Corporation, InterBase и BDE фирмы Borland, а также R: Base фирмы R: Base Technologies.
С учетом требований, возможностей и ресурсов ЧП «нал», было принято решение в качестве целевой СУБД выбрать СУБД Microsoft Access 2000.
MS Access - это, прежде сего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.).
На рисунке 6.1 отображена оригинальная маркетинговая концепция Microsoft для Access. Этот простой рисунок иллюстрирует возможности работы с MS Access на всех уровнях. На нижнем уровне иерархии перечислены объекты: они дают возможность с легкостью создавать таблицы, запросы, формы и отчеты. С помощью выражений (функций) можно осуществлять простую обработку данных для проверки их правильного ввода, поддержки бизнес-правил или для отображения числа с символом валюты. Макросы позволяют осуществлять автоматизацию, не прибегая к программированию, однако необходимо принять во внимание, что код VBA (Visual Basic for Applications) позволяет пользователю программировать более сложные процессы. И, наконец, используя Windows API (Application Programming Interface - программный интерфейс приложения), с помощью которого осуществляется обращение к функциям или библиотекам динамических связей (DLL - Dynamic Link Libraries), написанных на других языках, таких как С, Java или Visual Basic, программист может написать интерфейс для других программ и источников данных.
Перечислим основные достоинства MS Access:
Представления. Существует возможность создавать, открывать и изменять представление таким же образом, как это осуществляется с запросами MS Access. Используя представления, можно находить информацию, сохраненную в таблицах, связанных таблицах или даже в других представлениях.
Сохраненные процедуры и триггеры. Создание сохраненных процедур во многом подобно написанию процедуры на Visual Basic, однако, вместо записи кода Visual Basic используются инструкции SQL. Триггер - специальный вид сохраненной процедуры. Которая выполняется, когда пользователь изменяет данные в таблице. Триггеры являются мощным инструментом для обеспечения поддержки целостности данных всей базы данных.
Первичные ключи. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра), что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных).
Пользователи и роли. В СУБД MS Access пользователи обозначаются как члены некоторой группы. Предусмотрены по умолчанию две группы: администраторы и пользователи, но могут быть определены и дополнительные группы. Группам и пользователям предоставляются права доступа, которые позволяют регламентировать перечень допустимых для них операций с каждым объектом базы данных.
Функции, определенные пользователем. Пользователь имеет огромные возможности для создания собственных процедур и функций, используя конструкции программирования языка VBA.
Поддержка транзакций. Система MS Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователей, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.
Справочная система.
Организация справочной системы фирмы Microsoft - одна из самых лучших в отрасли. В MS Access предусмотрена контекстно-зависимая справка, для получения которой достаточно нажать
Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов. MS Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате экспортирования таблицы MS Access создается файл в заданном формате. Связывание означает, что можно использовать внешние данные, не создавая таблицы MS Access. Очень мощная возможность - связывание таблиц MS Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием; это относится к таблицам MS Access, dBase, FoxPro, SQL Server.
Формы и отчеты WYSIWING. Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и представляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируются по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get - что ты видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма или отчет.
15) Поддержка работы в сети. СУБД Microsoft Access может использоваться как автономная система на одном персональном компьютере или как многопользовательская система в сети. Реализация клиент / сервер. В Microsoft Access 2003 может быть создан файл с расширением.adp (Access project File), в котором могут храниться локально формы, отчеты, макрокоманды и модули VBA и который может соединяться с удаленной базой данных SQL Server, используя технологию OLE DB для отображения и работы с таблицами, представлениями, связями и хранимыми процедурами. В такой реализации может также использоваться машина базы данных MSDE.
Это лишь часть возможностей MS Access, делающих эту систему одной из лучших СУБД, представленных сегодня на рынке. Остается добавить, что это одна из самых распространенных СУБД, поскольку входит в стандартный пакет Microsoft Office.
Мощный арсенал средств Microsoft Access позволяет, как нельзя успешнее решить задачу по автоматизации учета продаж в ЧП «Сласть».
| Наименование параметра | Значение |
| Тема статьи: | Назначение и возможности СУБД MS Access |
| Рубрика (тематическая категория) | Информатика |
Система управления базой данных MS Access
Лекция 22
Основные виды работы с базами данных
После разработки структуры базы данных, где определяется количество таблиц и их содержание, а также связи между ними, приступают к заполнению этих таблиц информацией. Вводить данные можно непосредственно в таблицы базы данных. При этом значительно удобнее это делать, используя так называемые формы . Οʜᴎ представляют из себядиалоговые окна , содержащие поля ввода, которые служат для отображения и изменения данных в полях записей. Дополнительно в этих окнах содержаться различные переключатели, флажки, кнопки. С помощью них можно управлять процессом работы с окнами. Отличительной особенностью работы с формами является то, что в них отображаются поля только одной текущей записи , в то время как при работе с таблицами в них отображаются одновременно поля нескольких записей. Работа с формой существенно упрощает процесс ввода данных. С помощью форм можно не только производить ввод первичной информации, но впоследствии и изменять ее.
Для того, чтобы получить необходимую информацию из базы данных, крайне важно организовать запрос.
Запросом в базу данных называют предложение, содержащее требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий над данными. Обычно такое требование предполагает отбор информации по определенному критерию. По запросу данные могут извлекаться как с одной, так и с нескольких различных таблиц. Результатом выполнения запроса является сводная таблица , в которой представляются все интересуемые данные. Такая таблица может содержать не только значения атрибутов, но и вычисляемые поля.
Информация, получаемая из базы данных, может оформляться в виде документа готового к печати. Такая форма представления информации принято называть отчетом . В отчете вся информация представляется в сгруппированном, отсортированном и отформатированном определенным образом виде. Поскольку результаты запросов и отчеты в большинстве своем оформляются в виде таблиц, то, в отличие от них, таблицы, содержащие первичную информацию и составляющие базу данных, называют еще основными таблицами .
Эксплуатация базы данных состоит не только в выборке информации из нее, но и в поддержании базы данных в рабочем состоянии. Эти функции выполняет администратор базы данных . Функции администратора обычно выполняет высококвалифицированный в этой области специалист.
Программа MS Access - ϶ᴛᴏ одна из распространенных систем управления базой данных, входящая в состав пакета программ Microsoft Office.
СУБД MS Access предназначена для создания и поддержания в рабочем состоянии баз данных, для получения из них информации в требуемом виде, для создания приложений, автоматизирующих работу с базами данных.
База данных по версии MS Access представляет собой совокупность взаимосвязанных ее компонентов, называемых объектами базы . Объектами базы данных считаются:
– таблицы данных,
– формы,
– запросы,
– отчеты,
– страницы,
– макросы,
– модули.
Таблица - ϶ᴛᴏ форма представления информации. Ее устройство рассматривалось ранее.
Форма – это диалоговое окно, с помощью которого можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, а также ограничивать доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.
Запрос – инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблицы базы данных необходимые сведения, отвечающие заданному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления и удаления записей, а также выполнять вычисления, используя значения данных, размещенных в таблицах.
Отчет – это форма представления информации подготовленной к печати в виде отформатированных данных, результатов итоговых расчетов, графиков, диаграмм, проще говоря, в форме удобной для восприятия и анализа.
Страница – это документ, содержащий сведения из базы данных, и предназначенный для размещения в Internet (веб–страница). Такой документ играет роль своеобразного интерфейса к данным. Обращаясь к таким страницам через Internet, можно просматривать и вводить информацию в таблицы, а также создавать отчеты.
Макрос и модуль – инструмент автоматизации работы с базами данных и создания приложений, необходимых для работы с базами данных.
Программа MS Access позволяет создавать в базе данных до 32768 различных объектов. Все объекты базы данных хранятся в одном общем файле базы данных, который имеет расширение.mdb. Эта программа достаточно ресурсоемкая. Так версия MS Access 2002 требует 128 Мгбайт оперативной памяти.
Назначение и возможности СУБД MS Access - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Назначение и возможности СУБД MS Access" 2017, 2018.
Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица хранит информацию об объекте определенного типа. Как вы уже знаете, таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме... .
К основным объектам ACCESS относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи... .
В стандартном виде запуск программы может осуществляться одним из следующих способов: – щелчком мыши по ярлыку MS Access на рабочем столе, – с помощью последовательности команд рабочего стола Все программы – Microsoft Access Завершение работы с программой MS Access производится... .
Вывод База данных - совокупность связанных данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования, независимая от прикладных программ, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти... [читать подробнее] .
Лекционные занятия направлены на изучение основ построения реляционных баз данных и систем управления ими: таблицы MS ACCESS, формы MS ACCESS, запросы MS ACCESS, отчеты MS ACCESS. Практические занятия включают выполнение практических заданий по закреплению теоретического материала. ... .
После запуска MS Access на экране появляется главное окно Access с наименованием Microsoft Access в строке заголовка. Если открывается существующая база данных, то ее имя помещается в строку заголовка окна БД. Это окно может быть развернуто до размера полного экрана, уменьшено,... .
Система управления базами данных MS Access предназначена для создания и поддержания в рабочем состоянии баз данных, для получения из них необходимой информации в требуемой форме, а также для создания приложений, автоматизирующих работу с базами данных. С помощью этой программы могут разрабатываться базы данных и приложения баз данных для произвольных областей использования информационных технологий.
База данных в программе MS Access представляет собой взаимосвязанную совокупность ее основных компонентов, которые называются объектами базы .
Объектами базы данных в MS Access считаются обсуждавшиеся выше таблицы, формы, запросы, отчеты, а также страницы, макросы и модули. Объект «страница» представляет собой веб-страницу, то есть документ, который содержит сведения из базы данных и предназначен для размещения в Интернете. Объекты «макрос» и «модуль» являются средствами автоматизации работы с базами данных и создания приложений для работы с ними.
Совокупность объектов базы оформляется в виде единого файла стандартного для MS Access формата. Созданные в программе MS Access файлы баз данных имеют расширение.mdb.
Для выполнения всех функций по созданию и работе с базами данных в программе MS Access имеются мастера и конструкторы создания базы, таблицы, формы, запроса, отчета и страницы. В программе Access любой объект базы всегда создается с помощью мастера или конструктора.
Мастер представляет собой подсистему, которая в значительной степени автоматизирует процессы создания отдельных объектов базы или полностью готовой базы данных. В последнем случае мастер создает базу ориентированную на решение одной из стандартных задач (учет заказов, расчет затрат, основные фонды, контакты, склад и т. д.). При создании базы с помощью мастера все ее объекты создаются автоматически. Результатом является полностью готовая к работе база вместе с поддерживающим эту работу приложением. Мастер всегда предлагает стандартное решение, которое нуждается в определенной доработке до потребностей конкретного заказчика, потребителя.
Использование конструкторов позволяет выполнить всю работу «вручную» с максимальным учетом особенностей решаемой задачи и требований заказчика.
Конструктор является наиболее гибким инструментом создания любых новых объектов базы и изменения структуры уже существующих.
В стандартном случае запуск программы MS Access выполняется с помощью команды:
1. «Пуск» - Все программы - Microsoft Access
2. с помощью значка, расположенного на Рабочем столе или на специальной панели
пакета MS Office.
Завершение работы программы выполняется стандартными способами:
1. сочетанием клавиш Alt+F4
2. Файл – Выход.
Вызов справки MS Access осуществляется клавишей F1 или командой Справка Справка: Microsoft Access из операционного меню программы. Справочная подсистема построена по общим принципам, принятым в пакете Microsoft Office.
Основное предназначение Microsoft Access
Основное предназначение Microsoft Access - это обеспечение работы реляционных базы данных. В этом типе базы данных информация, характеризующая определенный класс реальных объектов заносится в специальные таблицы. Количество характеристик (атрибутов), которые определяют сущность объектов данного класса, соответствует количеству столбцов таблицы. Каждому объекту данного класса отвечает одна строка в таблице. Столбец таблицы в Access называют полем, а строку - записью.
Основные объекты Мiсrosоft Access
Во время запуска Мiсrosоft Access на экране выводится диалоговое окно, с помощью которого пользователь может создать новую базу данных или базу данных на основе набора типовых баз данных. Основными объектами Мiсrosоft Access являются таблица, форма, отчёт, запрос, макрос и модуль. Таблицы предназначены для сохранения данных о характеристиках объектов предметной области. Основные операции по обработке информации в Мiсrosоft Access осуществляются с помощью двумерных прямоугольных таблиц. Форма – это способ отображения и управления данными на экране. Она создаётся для просмотра, введения и редактирования взаимосвязанных данных в базе. Внешний вид формы соответствует обычному документу. Запрос – это вопрос, который формулируется относительно базы данных. Они необходимы для выбора из базы данных информации по определённому признаку или совокупности критериев. С помощью запроса можно добавить, удалить или обновить данные в таблице, а также можно создать на основании уже существующих таблиц новые таблицы. Отчёт – это преобразованное представление данных, которое выводят на принтер, экран или файл. Отчёты предназначены для формирования исходного документа, который выводится, как правило, на печать. Макрос необходим для объединения определённой последовательности действий во время исполнения многоэтапной процедуры обработки информации в одно целое. Модуль содержит программы, написанные одним из алгоритмических языков, для реализации нестандартных процедур обработки информации.
Таблицы в Microsoft Access
Таблицы, которые являются основой базы данных Access, имеют такие свойства: каждый элемент таблицы (ячейки) является элементом данных; каждому табличному столбцу присвоено уникальное имя; каждый столбец в таблице однороден, то есть состоит из однотипных элементов. Это могут быть текст, даты, числа, графические объекты, логические значения, и др.; в таблице не могут содержаться одинаковые строки; строки должны быть с одинаковым количеством элементов (полей), которые являются разнородными и взаимосвязанными; столбцы и строки размещены в произвольной последовательности.
Первые СУБД
В самых первых СУБД для каждой таблицы, как правило, создавался отдельный файл. Для взаимосвязанной работы между таблицами применяли специальные утилиты. В Мiсrosоft Access есть простые способы для связки таблиц, хранящихся в одном файле. Совместное хранение разных таблиц в одном файле имеет следующие преимущества: возможность размещения данных по таблицам согласно с содержанием данных, то есть информация про особенности объектов одного класса находится в одной таблице; сохранение информации в отдельных таблицах (модулях) даёт возможность изменять и пополнять информацию в каждом модуле отдельно, в соответствии с изменениями объектов предметной области; корректирование данных в одной ячейке приводит к автоматической коррекции в других ячейках.
Любой пользователь компьютерных систем на основе Windows знает, что в стандартный пакет офисных программ от Microsoft любой версии входит уникальный редактор Access. Это что за программа, как с ней работать, сейчас и будет рассмотрено. Естественно, здесь будут приведены только начальные азы, поскольку описание абсолютно всех возможностей приложения займет не одну страницу.
Что же собой представляет эта программа? Access - это полнофункциональная система для работы с любого типа на основе реляционной модели с возможностью динамического обмена данными с другими приложениями или интернет-публикациями. Она предусматривает применение инструментов автоматизации обработки информации любого типа, которая представляется в структурированном виде.
Кроме того, Access - это еще пакет, в котором предусмотрена поддержка элементов ActiveX, что существенно расширяет возможности программы в плане того, что она может использовать не только табличные или текстовые компоненты, но и мультимедиа, и объекты в интернете. Устанавливаемые в приложении связи между позволяют производить точное отслеживание изменений в любой из них с автоматической корректировкой параметров в других.
Неудивительно, что в большинстве случаев используется для полной автоматизации процессов анализа каких-то процессов в бухгалтерии, бизнесе и т. д. Благодаря универсальной структуре, программа может устранять появление так называемой избыточности данных, когда требуется изменить какой-то один параметр не путем ввода нового, а через корректирование старого, причем так, чтобы его изменение отобразилось во всех связанных БД.
Например, на предприятии с помощью Access ведется учет поставщиков, клиентов и мероприятий, в которых они задействованы. У одного поставщика изменяются банковские реквизиты. Достаточно в их изменить, как автоматическая корректировка коснется всех остальных БД. Будет произведена замена данных, а не ввод новых наряду с существующими. И это изменение коснется тех же связанных мероприятий. То есть в некотором смысле пользователь получает полную автоматизацию.
То же самое касается, например, Когда какая-то группа товара продается через соответствующее подразделение предприятия, товарные позиции автоматически списываются в базе данных товара, который имеется в наличии на складе. Но это самые простые примеры. На самом деле приложение имеет куда более широкие возможности.
Что же касается удобства работы, оно достигается благодаря наличию основных элементов, играющих важнейшую роль при анализе и обработке данных БД. Среди главных элементов выделяют следующие:
Как уже понятно, Access - это программа, позволяющая не только использовать собственные данные, вводимые пользователем, но и связывать их между собой. Возможности приложения таковы, что информация может быть импортирована из других приложений (FoxPro, Paradox, Excel, Word и др.). Для упрощения процедур данные можно не импортировать, а связать, причем не только с указанными программами, а и с источниками в сетевом окружении или в интернете.
Сам же процесс связывания осуществляется на основе запросов по типу того, как работают базы данных SQL (Access их тоже поддерживает).
В Access таблица является главным элементом. По внешнему виду этот компонент очень схож с таблицами Excel, однако возможности Access намного шире, а принципы работы с такими элементами имеют свои отличительные особенности.
Тем не менее создать собственную базу данных при запуске программы можно достаточно просто. После появления приветственного окна пользователю предоставляется выбор шаблонов, на основе которых и будет создана будущая структура БД в виде таблицы. Это так называемое представление Backstage. Здесь можно найти встроенные заготовки, которые пригодятся для выполнения конкретных задач, или обратиться к поиску на официальном ресурсе Microsoft, если в списке ни один из них не соответствует потребностям пользователя (хотя такое маловероятно).
Если же пользователю ничего не подошло и он хочет сделать БД самостоятельно, при создании нового файла в соответствующем меню нужно выбрать пустую базу данных. Тут стоит учесть некоторые ограничения. Например, БД для настольных ПК не поддерживают интернет-публикации, а веб-базы не согласуются с некоторыми функциями предыдущих.
Создав начальную таблицу, можно переходить к внесению данных. Обратите внимание, что данные можно вводить исключительно в смежные столбцы и строки. Также не стоит добавлять между ними пустые ячейки по типу того, как это делается в Excel. Кроме того, важнейшим условием является то, что каждый столбец должен содержать данные только одного типа, то есть, если изначально формат предусматривает использование даты и времени, информация с вычислениями на основе экспоненты, введенная в столбце, распознаваться не будет. Так что по возможности планировать таблицу нужно именно в этом ракурсе. Для упрощения работы можно использовать и специальный режим конструктора.
Что касается импорта данных, здесь возможности у программы практически не ограничены. Главным условием является только то, что импортируемые данные должны быть разбиты по типу табличных (как таблицы в Excel или Word). Если же импорт производится, например, в текстовом варианте из «Блокнота», создать подобную структуру можно при помощи табулятора (клавиша Tab).
Можно использовать списки SharePoint, а также связывать данные для упрощения работы. Для этого применяется специальная команда на вкладке внешних данных, расположенной в группе импорта и связывания. Здесь предлагаются уже готовые решения (Excel, Word и т. д.). При выборе останется только указать расположение нужного файла, место сохранения в текущей базе данных и подтвердить выбор.
Таково приложение Access. Программа является весьма популярной среди широкого круга пользователей, поскольку ее разработчики постарались максимально объединить в ней возможности других программных продуктов этого типа. И именно это сделало данное приложение очень гибким в настройке и автоматизированном применении большинства функций. Остается добавить, что Access - это очень мощное средство обработки данных, хотя здесь и были рассмотрены только самые начальные сведения о приложении.
