В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который входит в пакет офисных приложений Microsoft Office, вы можете самостоятельно создать базу данных.
Невзирая на то, что «Нельзя объять необъятное» в этой статье сделана попытка собрать материал, который будет интересен и начинающим пользователям программы Access, и тем, кто уже знаком с предыдущими версиями данной программы.
Для того чтобы мы говорили на одном языке, определимся с понятиями, которые будут использоваться. В реляционной теории содержится очень много различных понятий и терминов, но мы будем использовать упрощенный набор определений. Это практическое руководство к действию, а не теоретические изыскания.
Под базой данных принято понимать объективную форму представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.
В базе данных вся информация собрана в виде таблиц. Таблица для нас - это аналогия таблицы на бумаге и состоит из строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, не повторяющееся в этой таблице. Строки следуют в произвольном порядке, и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам). О ключах мы поговорим подробнее в соответствующем разделе.
Для поиска и обработки информации служат запросы, а готовый результат выводится в виде отчетов.
В программе Access 2007 имеется ряд наиболее распространенных шаблонов баз данных. В новой терминологии такие шаблоны названы предустановленными базами данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется «Приступая к работе». Мы не будем использовать указанные шаблоны, а создадим собственную базу данных. Дружественный интерфейс Access 2007 позволяет делать это, не имея специального образования по программированию.
Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access». Разработчики программы предлагают нам готовые шаблоны из Интернета, но мы выполним работу по созданию базы самостоятельно.
Допустим, что мы решили на своем сайте открыть торговлю информационными продуктами и для учета этой торговли создаем базу «Электронный магазин». Для этого щелкните мышью на иконке «Новая база данных».
В открывшемся поле имени файла введите имя файла «Электронный магазин». При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных. В данном примере файл будет располагаться в E:\my doc.
Нажмите кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы.
В отличие от более ранних версий офисных приложений фирма Microsoft в версии 2007 изменила интерфейс. На смену меню и панелей инструментов пришли Ленты. Лента - это область в верхней части окна, в которой можно выбирать команды. Для более быстрого восприятия смысла команд каждая из них проиллюстрирована соответствующим значком.
Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код». Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со значком «№», то станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки нашей таблицы.
В новой версии Access появилась возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. При создании таблицы это наглядно видно.
Поскольку мы создаем электронный магазин, то нам понадобиться таблица для учета наших продуктов. Для этого в первой строке второго столбца «Добавить поле» вы вписываете наименование первого информационного продукта. Допустим, это будет «Стратегия продаж в Интернете». После ввода текста в ячейку второго столбца с правой стороны появился третий столбец с наименованием «Добавить поле». Второй столбец получил по умолчанию наименование «Поле 1». Для удобства работы с таблицей переименуем этот столбец, для чего щелкните мышью на наименовании и после включения текстового курсора введите текст «Наименование продукта». Поскольку в ячейку таблицы был введен текст «Стратегия продаж в Интернете», то программа автоматически определила тип данных как «Текстовый».
Аналогично в третий столбец впишем цену продукта с точностью до четырех знаков 12,3456, а в четвертый размер файла в килобайтах - 1300 без указания единиц измерения. Переименуем соответствующие поля, назвав их «Цена» и «Размер файла». Для удобства чтения данных о размере файла установите формат отображения данных «С разделителями разрядов».
Изменить количество знаков после запятой можно, используя кнопки «Увеличить разрядность», «Уменьшить разрядность».
Аналогичным образом создайте таблицу «Заказчики», используя команду «Таблица» ленты «Создание» (Рис. 01_8).
Предполагаем, что наши заказчики будут рассчитываться за покупки с использованием системы электронных платежей WebMoney. Нам потребуется указать Для учета этой информации нам потребуются поля «Индекс кошелька» с текстовым типом данных, «№ кошелька» - с числовым типом данных и «Дата регистрации» с типом данных «Дата/время» в кратком формате даты.
Для удобства ввода дат справа от ячейки с типом данных «Дата/время» располагается кнопка электронного календаря. Щелчок мышкой по выбранной дате вводит дату в ячейку. Заполнив первую строку, сохраните таблицу «Заказчики».
Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте «Создание». Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.
Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом.
При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.
Более предпочтительна форма, созданная с помощью следующей заготовки.
Как видно из комментария к команде на создание такой формы, она позволяет видеть на экране данные уже введенные в таблицу и поля для ввода. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом. Обратите внимание на ошибку комментария: Таблица расположена снизу, а поля формы сверху окна формы.
Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму, созданную из третьей заготовки (Рис. 02_3).
Она позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. это снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля.
Используя команду «Разделенная форма» ленты «Создать» создаем форму для таблицы «Продукты» и «Заказчики».
После создания формы продукты дополните данные о предлагаемых продуктах следующей информацией:
Для этого щелкните мышкой по кнопке «Следующая запись» на Строке состояния в нижней части экрана или воспользуйтесь клавишей «Tab», нажимая ее до появления на экране пустой записи в форме. После внесения данных в форму закройте ее, щелкнув правой кнопкой мыши по ярлыку формы и выбрав в открывшемся контекстном меню команду «Закрыть».
Аналогичным образом дополните информацию о заказчиках, внеся следующую запись:
После внесения данных в форму закройте её.
Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. На первом этапе освоения программы Access целесообразно воспользоваться командой «Мастер отчетов» расположенной на ленте «Создать».
В процессе работы «Мастер отчетов» предложит выбрать из списка доступные поля (см. Рис. 03_2), для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором.
Мы переносим в правую часть все доступные поля.
На следующем шаге мы можем выбрать способ сортировки информации в будущем отчете. Выбираем сортировка в алфавитном порядке (по возрастанию) для поля «Наименование продукта».
Следующий шаг «Мастера отчетов» предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета) - выберете тот, который вам больше подходит.
На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду «Изменить макет отчета». Выбираем последний вариант.
Данный выбор связан с тем, что Мастер отчетов создал поле «Наименование продукта» очень малой ширины при том, что справа на листе есть свободное место.
Устанавливаем курсор мыши на правой части поля «Наименование продукта» в «Области данных», нажимаем левую кнопку мыши и перемещаем границу поля до желаемой ширины, т.е. изменяем ширину ячейки в таблице. После этого действия щелкаем мышью на команде «Режим» в левой части ленты «Конструктор» и переключаемся в режим просмотра полученного отчета.
Аналогично создаем отчет для таблицы «Заказчики». Если вы выполните все предыдущие этапы, то отчет «Заказчики» должен иметь такой вид, как на рисунке ниже, возможно отличаясь только выбранным стилем.
Страница 1
Работа с базой данных ACCESS
СУБД (система управления базой данных) Microsoft Access for Windows (в дальнейшем просто Access) является СУБД реляционного (табличного) типа и входит в состав интегрированного пакета Microsoft Office. В базе данных хранится информация. СУБД Access может создавать несколько видов объектов: Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули. Главным объектом является Таблица.Таблицы, формы, запросы, отчеты связаны друг с другом общей задачей и являются составными частями базы данных (БД). Имя базы данных всегда имеет расширение.mdb . Информацию в базе данных можно вводить, редактировать, просматривать, распечатывать.
Access допускает следующие типы данных:
Форма – электронный аналог бумажного бланка. В основном она предназначена для работы с информацией на экране, хотя ее можно и распечатывать. Форма содержит надписи и поля, надпись содержит имя соответствующего поля. Формы можно использовать для ввода, редактирования и просмотра информации, в ней можно также создать вычисляемые поля, содержащие данные, высчитываемые на основании значений других полей. Такие поля будут существовать только в форме.
Отчет используется для распечатки информации из базы данных, вычислений и подсчета итоговых значений по большому объему данных.
Формы и отчеты – это два способа просмотра таблиц.
Запрос – это вопрос, с которым пользователь обращается к таблице.
Итак, реляционная база данных - база данных, хранящая данные в таблицах . Для задания отношений между таблицами в реляционных базах данных используются соответствующие друг другу столбцы различных таблиц. Как правило, в реляционных базах данных каждый вид данных содержится только в одном месте.
После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять сведения из таблиц. Сначала следует определить связи между таблицами. Только после этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц .
Поля в таблицах должны быть скоординированы таким образом, чтобы отображать сведения об одном и том же объекте. Эта координация осуществляется путем установления связей между таблицами . Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Ключевое поле однозначно определяет каждую запись в таблице, ключевым полем таблицы назначается поле по усмотрению разработчика БД. Ключевое поле таблицы, с помощью которого устанавливается связь с другой таблицей, называется внешним ключом.
Отношение «один ко многим»
Отношение «один ко многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один ко многим» каждой записи в таблице А В , но запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А .
Отношение «многие ко многим»
При отношении «многие ко многим» одной записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В , а одной записи в таблице В несколько записей в таблице А . Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, являющихся внешними ключами таблиц А и В . Отношение «многие ко многим» по сути представляет собой два отношения «один ко многим» с третьей таблицей. Например, отношение «многие ко многим» между таблицами «Заказы» и «Товары» определяется путем создания двух отношений «один ко многим» с таблицей «Заказано». В одном заказе может быть много товаров, а каждый товар может появляться в нескольких заказах.
Отношение «один к одному»
При отношении «один к одному» каждая запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один к одному» может использоваться для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, можно создать таблицу для отслеживания участия сотрудников в благотворительных спортивных мероприятиях. Каждому игроку в таблице «Футболисты» должна соответствовать одна запись в таблице «Сотрудники».
Определение связей между таблицами
Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи зависит от способа определения связываемых полей.
Определение отношения «многие ко многим»
Для определения связи необходимо:
Сеанс работы начните с кнопки ПУСК на рабочем столе, выберите пункт меню Программы – Microsoft Office - Microsoft Access .
Создание базы данных
После запуска Access на переднем плане откроется панель создания новой или открытия уже имеющейся базы данных. На этой панели выберите режим Новая база данных , задайте имя файла, в котором будет храниться БД или согласитесь с предлагаемым именем и щелкните на кнопке Создать . В дальнейшем для создания новой БД пользуйтесь пунктом меню Файл – Создать базу данных. На экране открывается новая (пока пустая) БД.
Создание таблиц в БД
Режим таблицы
Таблицы – базовый объект Access. Без таблицы нельзя создать или работать в БД ни с формой, ни с отчетом, ни с каким-либо другим объектом.
Мастер Таблиц предлагает фиксированный набор вариантов построения Таблиц. Его можно использовать только при совпадении предлагаемой и требуемой структур Таблиц. Если в этой панели нет надобности, ее можно убрать, нажав Esc.
Рассмотрим варианты создания Таблиц.
Щелкните на корешке ТАБЛИЦЫ – Создать – Режим таблицы – ОК.
Создайте следующую таблицу, предварительно переименовав имена полей. Чтобы переименовать имена полей, щелкните дважды на имени поля (Поле1, Поле2 и т.д.) и введите новое имя (Фамилия, Город и т.д.) или выделите столбец, щелкните правой клавишей мыши и дайте команду Переименовать столбец.
|
ФАМИЛИЯ
|
ГОД РОЖДЕН. |
НАЦИОН -ТЬ | ||
|
Иванов |
Казань |
1994 |
Рус |
м |
|
Валеев |
Казань |
1994 |
Тат |
м |
|
Петров |
Челны |
1992 |
Рус |
м |
|
Сидоров |
Елабуга |
1994 |
Рус |
м |
|
Галеева |
Казань |
1992 |
Тат |
ж |
|
Габдулина |
Казань |
1993 |
Тат |
ж |
|
Кирова |
Челны |
1992 |
Рус |
ж |
|
Панаев |
Елабуга |
1994 |
Рус |
м |
|
Забиров |
Казань |
1993 |
Тат |
м |
Щелкните мышью на значке Закрыть, ОК. На вопрос – ответьте Да . Дважды щелкните мышью на имени созданной таблицы, просмотрите ее содержание и добавьте новую запись:
|
Гараев |
Казань |
1993 |
Тат |
м |
Режим Конструктор
Щелкните на корешке ТАБЛИЦЫ – Создать – Конструктор – ОК.
Каждому полю задайте имя и тип данных их списка типов данных:
ИМЯ ПОЛЯ ТИП ДАННЫХ
Фамилия текстовой
Школа числовой
Факультет числовой
Щелкните мышью на значке Закрыть, согласитесь с предложенным для сохранения именем таблицы (или дайте свое), нажмите ОК. На вопрос Создавать ключевое поле сейчас? – ответьте Да . Дважды щелкните мышью на имени созданной таблицы, введите следующие записи:
|
Фамилия |
Школа |
Фак - тет |
|
Иванов |
5 |
4 |
|
Валеев |
18 |
5 |
|
Петров |
5 |
4 |
|
Сидоров |
5 |
5 |
|
Галеева |
18 |
5 |
|
Габдулина |
19 |
3 |
|
Кирова |
3 |
3 |
|
Панаев |
42 |
4 |
|
Забиров |
42 |
4 |
Закройте таблицу. Откройте эту таблицу вновь и добавьте новую запись:
Чтобы удалить связь между таблицами, щелкните на линии, соединяющей таблицы, нажмите Del .
Режим Мастер форм
Щелкните на корешке БД Формы – Создать – Мастер форм. Перед вами откроется диалоговое окно. Выберите Таблицу 1 из списка предлагаемых таблиц. С помощью значка >> перенесите все Доступные поля в часть Выбранные поля. Двигайтесь вперед, отвечая на вопросы и используя кнопку Далее. Таким образом, выберите расположение формы в один столбец, стиль – Облака, задайте имя формы, откройте форму для просмотра или ввода данных. Щелкните на кнопке Готово . Просмотрите все записи в форме и закройте форму.
Макет формы
Пользователь может изменять макет созданной формы.
Щелкните мышью на корешке Формы, на созданной в мастере форме и кнопке Конструктор. Щелкните на Заголовок формы , увеличьте с помощью мыши окно заголовка формы, щелкните на кнопке Выбор объектов (левая верхняя на панели инструментов слева) и на кнопке Аа (надпись). Перейдите в окно Заголовок формы , растяните мышью рамку и напишите в ней ФОРМА 1. Выделите объект, нажав Enter , и поработайте с ним: расположите надпись по центру, измените размер шрифта, цвет поля и надписи и т.д.
Щелкните на заголовке Область данных . Выделяя клавишей Enter объекты области данных, измените вывод на экран полей области данных, их размер и т.д. (при выделении одного поля по рабочему полю передвигаются сразу два одноименных поля). Расположите поля в следующем порядке:
Код Поле 1 (Фамилия)
Поле 2 (Город) Поле 3 (Год рождения)
Поле 4 (Национальность) Поле 5 (Пол)
Создание запросов
Простой запрос
Выберите вкладку Запросы – Создать – Простой запрос – ОК. При использовании меню Простой запрос на экран будут выведены указанные поля таблиц. Выберите Таблицу 1 из списка таблиц. Пользуясь значком > , перенесите из части Все доступные поля в часть Выбранные поля Код и три первых поля, далее двигайтесь по диалогу, отвечая на вопросы. Когда запрос будет готов, на экран будут выведены значения выбранных полей.
Создание запроса с помощью Конструктора.
Выберите вкладку Запросы – Создать – Конструктор – ОК.
Дважды щелкните на нужной таблице, щелкните на кнопке Запрос. Сделайте двойной щелчок на именах полей, нужных для запроса. В слове Условия отбора укажите условия отбора записей. Для сравнения используйте операторы,=,=,AND,OR,BETWEEN…AND. Закройте, сохранив при этом запрос. Просмотрите результат выполнения запроса, дважды щелкнув на его имени. Пользуясь режимом Конструктор , создайте запрос на вывод записей из Таблицы1 списка лиц мужского пола, живущих в Казани и родившихся позднее 1993 года.
Удаление
Чтобы удалить таблицу, форму, отчет и т.д., выделите объект, и дайте команду Правка – Вырезать.
Чтобы удалить запись, выделите запись и нажмите клавишу Del, или воспользуйтесь командой Правка - Вырезать.
Добавление полей в таблицу
Добавление полей в таблицу, созданную в Режиме таблиц.
Откройте Таблицу 1, установите курсор в поле, перед которым вы хотите поместить новое поле, щелкните правой кнопкой мыши, выберите команду Вставить столбец и введите данные.
Добавьте в конец Таблицы1 два поля: Рост и Вес, заполните поля в см и кг. Чтобы переименовать поле, дважды щелкните на имени поля мышью и введите новое имя.
Добавление полей в таблицу, созданную в режиме Конструктор.
Откройте корешок Таблицы. Щелкните на имени Таблицы 2 и на кнопке Конструктор или откройте таблицу и щелкните на крайней слева кнопке на панели инструментов.
Добавьте в Таблицу 2 два поля: Экзамен по математике и Экзамен по физике, укажите для каждого поля Тип данных. Закройте режим Конструктор, откройте Таблицу 2 и заполните новые поля по пятибалльной системе.
Создание отчетов
Создание отчетов в режиме Мастер отчетов
Щелкните на корешке Отчеты – Создать – Мастер отчетов – ОК.
Выберите все поля Таблицы 1. Добавьте все поля Таблицы 2 кроме поля Фамилия. Продолжите создание отчета в режиме диалога.
Создайте запросы по таблицам 1 и 2:
Задание 1
Создайте базу данных отдела кадров спортивной секции
База данных должна состоять из четырех таблиц: «Спортсмен» , «Пол» , «Спорт» , «Титул» . Название базы данных - «Спорт ».
Указания для создания таблиц расположены ниже таблиц.
|
Наименование поля |
Тип |
Содержание информации |
|
Таблица «Спортсмен» |
||
|
Код |
Счетчик |
Ключевое поле |
|
Фамилия |
Текстовой |
Фамилия, Имя, Отчество спортсмена |
|
Дата |
Числовой |
Год рождения |
|
Вес |
Числовой |
Вес спортсмена |
|
Рост |
Числовой |
Рост спортсмена |
|
КодПол |
Числовой |
Ссылка на таблицу «Пол » (мастер подстановок) |
|
КодВид |
Числовой |
Ссылка на таблицу «Спорт» (мастер подстановок) |
|
КодТитул |
Числовой |
Ссылка на таблицу «Титул» (мастер подстановок) |
|
Таблица «Пол» |
||
|
Код |
Счетчик |
Ключевое поле |
|
Пол |
Текстовой |
Пол спортсмена |
|
Таблица «Спорт» |
||
|
Код |
Счетчик |
Ключевое поле |
|
Вид |
Текстовой |
Вид спорта |
|
Таблица «Титул» |
||
|
Код |
Счетчик |
Ключевое поле |
|
Титул |
Текстовой |
Спортивное Звание |
Указание
Указание
Создайте таблицу «Титул» с помощью мастера.
Создайте таблицу «Спортсмен» в режиме конструктора.
При создании таблицы для полей КодПол, КодВид, КодТитул установите тип данных Мастер подстановки. Мастер подстановки по шагам установит связь поля таблицы Спортсмен с полем одной из таблиц КодПол, КодВид, КодТитул. На этапе выбора Доступные поля во всех трех случаях выберите только поле Код. Если все сделано правильно, схема данных (связь между таблицами) будет выглядеть как на рис.1.
Вопрос: Какой тип связи в данном случае установится между таблицами?
Занесите в таблицу «Пол», «Спорт», «Титул» записи со следующей информацией:
Значение в поле Код вводится автоматически и может отличаться от приведенного, ориентируйтесь на свои значения.
Занесите в таблицу «Спортсмен» следующей информацией:
|
Код |
Фамилия |
Дата |
Вес |
Рост |
КодПол |
КодВид |
КодТитул |
|
1 |
Иванов Иван |
1988 |
60 |
175 |
3 |
5 |
6 |
|
2 |
Петров Петр |
1987 |
75 |
180 |
3 |
5 |
5 |
|
3 |
Сидорова Оля |
1990 |
55 |
168 |
4 |
8 |
4 |
|
4 |
Архипова Лена |
1994 |
47 |
158 |
4 |
6 |
4 |
|
5 |
Логин Сергей |
1993 |
90 |
190 |
3 |
4 |
5 |
|
6 |
Федоров Федор |
1989 |
75 |
182 |
3 |
4 |
6 |
|
7 |
Семенов Семен |
1992 |
56 |
178 |
3 |
8 |
6 |
Задание 2
Найдите в базе данных спортсменов с фамилией Архипова.
Указание
Указание
10. Установить в поле Совпадение опцию Поля целиком.
Найдите в базе данных спортсмена с ростом 180.
Отсортируйте в базе данных спортсменов по росту.
Указание
Указание
Выберите из базы данных всех спортсменов весом 75 кг.
Указание
Указание
Создайте запрос на выбор из базы данных следующих значений: фамилия спортсмена, его пол и год рождения.
Указание
Создайте запрос на выбор из базы данных спортсменов, имеющих звание мастеров спорта. Данные должны содержать следующую информацию: фамилия, год рождения, звание, пол.
Измените всем спортсменам вес на 1 кг.
Указание
Указание
Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.
Для создания отчета необходимо:
Для добавления полей из нескольких таблиц или запросов в отчет не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса в мастере отчетов.
Повторяйте шаги, которые необходимы для выбора таблицы или запроса, и указания полей, пока в отчет не будут включены все нужные поля.
Avg - вычисляет среднее значение по выбранному полю;
Min - вычисляет минимальное значение по выбранному полю;
Мах - вычисляет максимальное значение по выбранному полю;
Задание 4
Создайте форму, включающую все данные о спортсмене.
Создайте отчет, включающий все данные о спортсменах, с группировкой по виду спорта и сортировкой по фамилиям.
Указание
Самостоятельная работа
Контрольные вопросы
Любой пользователь компьютерных систем на основе Windows знает, что в стандартный пакет офисных программ от Microsoft любой версии входит уникальный редактор Access. Это что за программа, как с ней работать, сейчас и будет рассмотрено. Естественно, здесь будут приведены только начальные азы, поскольку описание абсолютно всех возможностей приложения займет не одну страницу.
Что же собой представляет эта программа? Access - это полнофункциональная система для работы с любого типа на основе реляционной модели с возможностью динамического обмена данными с другими приложениями или интернет-публикациями. Она предусматривает применение инструментов автоматизации обработки информации любого типа, которая представляется в структурированном виде.
Кроме того, Access - это еще пакет, в котором предусмотрена поддержка элементов ActiveX, что существенно расширяет возможности программы в плане того, что она может использовать не только табличные или текстовые компоненты, но и мультимедиа, и объекты в интернете. Устанавливаемые в приложении связи между позволяют производить точное отслеживание изменений в любой из них с автоматической корректировкой параметров в других.
Неудивительно, что в большинстве случаев используется для полной автоматизации процессов анализа каких-то процессов в бухгалтерии, бизнесе и т. д. Благодаря универсальной структуре, программа может устранять появление так называемой избыточности данных, когда требуется изменить какой-то один параметр не путем ввода нового, а через корректирование старого, причем так, чтобы его изменение отобразилось во всех связанных БД.
Например, на предприятии с помощью Access ведется учет поставщиков, клиентов и мероприятий, в которых они задействованы. У одного поставщика изменяются банковские реквизиты. Достаточно в их изменить, как автоматическая корректировка коснется всех остальных БД. Будет произведена замена данных, а не ввод новых наряду с существующими. И это изменение коснется тех же связанных мероприятий. То есть в некотором смысле пользователь получает полную автоматизацию.
То же самое касается, например, Когда какая-то группа товара продается через соответствующее подразделение предприятия, товарные позиции автоматически списываются в базе данных товара, который имеется в наличии на складе. Но это самые простые примеры. На самом деле приложение имеет куда более широкие возможности.
Что же касается удобства работы, оно достигается благодаря наличию основных элементов, играющих важнейшую роль при анализе и обработке данных БД. Среди главных элементов выделяют следующие:
Как уже понятно, Access - это программа, позволяющая не только использовать собственные данные, вводимые пользователем, но и связывать их между собой. Возможности приложения таковы, что информация может быть импортирована из других приложений (FoxPro, Paradox, Excel, Word и др.). Для упрощения процедур данные можно не импортировать, а связать, причем не только с указанными программами, а и с источниками в сетевом окружении или в интернете.
Сам же процесс связывания осуществляется на основе запросов по типу того, как работают базы данных SQL (Access их тоже поддерживает).
В Access таблица является главным элементом. По внешнему виду этот компонент очень схож с таблицами Excel, однако возможности Access намного шире, а принципы работы с такими элементами имеют свои отличительные особенности.
Тем не менее создать собственную базу данных при запуске программы можно достаточно просто. После появления приветственного окна пользователю предоставляется выбор шаблонов, на основе которых и будет создана будущая структура БД в виде таблицы. Это так называемое представление Backstage. Здесь можно найти встроенные заготовки, которые пригодятся для выполнения конкретных задач, или обратиться к поиску на официальном ресурсе Microsoft, если в списке ни один из них не соответствует потребностям пользователя (хотя такое маловероятно).
Если же пользователю ничего не подошло и он хочет сделать БД самостоятельно, при создании нового файла в соответствующем меню нужно выбрать пустую базу данных. Тут стоит учесть некоторые ограничения. Например, БД для настольных ПК не поддерживают интернет-публикации, а веб-базы не согласуются с некоторыми функциями предыдущих.
Создав начальную таблицу, можно переходить к внесению данных. Обратите внимание, что данные можно вводить исключительно в смежные столбцы и строки. Также не стоит добавлять между ними пустые ячейки по типу того, как это делается в Excel. Кроме того, важнейшим условием является то, что каждый столбец должен содержать данные только одного типа, то есть, если изначально формат предусматривает использование даты и времени, информация с вычислениями на основе экспоненты, введенная в столбце, распознаваться не будет. Так что по возможности планировать таблицу нужно именно в этом ракурсе. Для упрощения работы можно использовать и специальный режим конструктора.
Что касается импорта данных, здесь возможности у программы практически не ограничены. Главным условием является только то, что импортируемые данные должны быть разбиты по типу табличных (как таблицы в Excel или Word). Если же импорт производится, например, в текстовом варианте из «Блокнота», создать подобную структуру можно при помощи табулятора (клавиша Tab).
Можно использовать списки SharePoint, а также связывать данные для упрощения работы. Для этого применяется специальная команда на вкладке внешних данных, расположенной в группе импорта и связывания. Здесь предлагаются уже готовые решения (Excel, Word и т. д.). При выборе останется только указать расположение нужного файла, место сохранения в текущей базе данных и подтвердить выбор.
Таково приложение Access. Программа является весьма популярной среди широкого круга пользователей, поскольку ее разработчики постарались максимально объединить в ней возможности других программных продуктов этого типа. И именно это сделало данное приложение очень гибким в настройке и автоматизированном применении большинства функций. Остается добавить, что Access - это очень мощное средство обработки данных, хотя здесь и были рассмотрены только самые начальные сведения о приложении.
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Хабаровская государственная академия экономики и права»
Хабаровск 2011
Основы работы с СУБД Microsoft Access 2007: методические указания по выполнению лабораторной работы для бакалаврантов 1-го курса всех направлений очной формы обучения / сост. Л. В. Самойлова. – Хабаровск: РИЦ ХГАЭП, 2011. – 32 с.
Рецензент Д. В. Тимошенко, канд. техн. наук, доцент кафедры ДВС ТОГУ
Утверждено издательско-библиотечным советом академии в качестве методических указаний для бакалаврантов 1-го курса всех специальностей очной формы обучения
Методические указания по выполнению лабораторной работы для бакалаврантов 1-го курса всех направлений очной формы обучения
Редактор Г.С. Одинцова
_____________________________________________________________
Подписано к печати Формат 60х84/16.
Бумага писчая. Цифровая печать. Усл.п.л. 1,9. Уч.-изд.л. 1,3.
Тираж 100 экз. Заказ №___________________
_______________________________________________________________
Основные понятия
В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных.
Под базой данных принято понимать совокупность логически организованных и взаимосвязанных данных, совместно используемых различными задачами в рамках некоторой единой автоматизированной информационной системы.
Программное обеспечение, осуществляющее операции над базами данных, получило название СУБД – система управления базами данных . СУБД позволяет структурировать, систематизировать и организовывать данные для их компьютерного хранения и обработки.
СУБД – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования базы данных многими пользователями.
Программа Microsoft Access 2007 представляет собой систему управления базами данных. Она входит в состав Microsoft Office Professional 2007, что обеспечивает её связь с другими офисными приложениями (тестовый редактор Word, программа для работы с таблицами Excel). Используя СУБД Microsoft Access, можно легко хранить и обрабатывать большие объёмы информации, контролировать правильность данных на стадии их ввода, извлекать из базы данных нужные сведения, подготавливать отчёты, создавать формы для более удобной работы с данными. Одновременно с базой данных могут работать несколько пользователей. Microsoft Acсess обладает огромными возможностями, и в то же время для начала работы и создания собственной базы данных достаточно освоить лишь несколько простых операций.
Программа Microsoft Access представляет собой реляционную СУБД (от англ. relation – отношение). Это означает, что база данных в Access состоит из взаимосвязанных таблиц.
Таблица базы данных – это обычная таблица, состоящая из строк и столбцов.
Столбцы таблицы называются полями (атрибутами) . В них хранятся атрибуты объекта. Каждое поле таблицы имеет уникальное имя и содержит строго определённый тип данных.
Строки таблицы называются записями (кортежами). Запись содержит несколько ячеек таблицы, хранящих определённые сведения об объектах. Каждая запись содержит информацию об одном объекте. Строки следуют в произвольном порядке и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам ).
Ключ – это поле, по которому производится связывание таблиц.
Ключ может быть простым и составным. Ключ, определённый по одному полю таблицы, называется простым . Если ключ состоит из двух и более атрибутов, его называют составным .
Ключ может быть первичным и внешним. Первичный ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Это значит, первичный ключ должен определять единственную запись (строку) в таблице, то есть быть уникальным.
Внешний ключ – это атрибут одного отношения, являющийся первичным ключом другого отношения. Внешние ключи используются для организации связей между таблицами базы данных (главной и подчинённой) и для поддержания ограничений ссылочной целостности данных.
Для заполнения таблиц информацией можно вводить данные вручную в режиме редактирования таблицы, создать форму для ввода данных или импортировать данные из внешних источников. Для поиска, отбора, сортировки данных можно создать запросы , а для наглядного представления данных и вывода на печать – отчёты .
Microsoft Access - это программа для создания баз данных, которая позволяет с легкостью управлять и редактировать базы данных. Она подходит буквально для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом, она очень наглядна. Это делает ее прекрасным помощником для ввода и хранения данных, поскольку пользователю не нужно иметь дело с таблицами и графиками. Приступайте к чтению, чтобы научиться использовать Microsoft Access максимально эффективно.
Часть 1
Создание новой базы данныхВыберите таблицу(-ы) из которых вы хотите извлечь данные. Дважды щелкните по таблице, из которой необходимо извлечь информацию. Вы можете использовать сразу несколько таблиц, если требуется.
Выберите поля, из которых нужно извлечь данные. Дважды щелкните по каждому полю для добавления. Оно будет добавлено в сетку запросов.
Выставьте необходимые критерии. Если вам нужна определенная информация из полей, установите фильтр по критериям. Перейдите в раздел «Создание запроса на выборку по критериям» выше за более подробной информацией.
Протестируйте запрос, чтобы убедиться, что он выводит нужные результаты. Прежде чем создать таблицу, выполните запрос, чтобы убедиться, что он извлекает необходимую вам информацию. Настраивайте критерии и поля, пока не получите нужный вам результат.
Сохраните запрос. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить запрос для дальнейшего использования. Он появится в колонке навигации в левой части экрана. Если вы нажмете на этот запрос, вы сможете использовать его снова, затем перейдите на вкладку «Конструктор».
Нажмите на кнопку «Создать таблицу» в группе выбора типа запроса. Появится окно, запрашивающее имя новой таблицы. Введите имя таблицы и нажмите «ОК».
Нажмите кнопку «Выполнить». Согласно установленным запросам будет создана новая таблица. Таблица появится в колонке навигации слева.
Откройте ранее созданный запрос. Вы можете использовать запрос на добавление, чтобы добавить информацию в таблицу, которая уже создана в другой таблице. Это полезно, когда необходимо добавить больше данных в готовую таблицу, созданную по запросу создания таблицы.
Нажмите кнопку «Добавление» во вкладке «Конструктор». Откроется диалоговое окно. Выберите в нем таблицу, которую нужно дополнить.
Измените критерии запроса, чтобы они соответствовали добавляемой информации. Например, если вы создали таблицу с критерием «2010» в поле «Год», измените это значение согласно добавляемой информации, например «2011».
Выберите, куда именно вы хотите добавить информацию. Убедитесь, что добавляете данные в подходящие поля для каждой добавляемой колонки. Например, если вы вносите изменения, приведенные выше, информацию следует добавить в поле «Год» на каждой строчке.
Выполните запрос. Нажмите кнопку «Выполнить» на вкладке «Конструктор». Запрос будет проведен и информация будет добавлена в таблицу. Вы можете открыть таблицу, чтобы убедиться в правильности введенных данных.
Часть 5
Создание и использование формВыберите таблицу, для которой вы хотите создать форму. Формы отображают данные по каждому полю и позволяют с легкостью переключаться между записями или создавать новые. Формы - необходимый инструмент при длительных периодах ввода информации; большинство пользователей считают, что пользоваться формами гораздо проще, чем таблицами.
Нажмите кнопку «Форма» во вкладке «Создание». Будет автоматически создана форма, основанная на данных из таблице. Программа Access автоматически создает поля с нужным размером, но по желанию их всегда можно изменить или сдвинуть.
Перемещайтесь по новой форме. Указатели в форме стрелок позволяют перемещаться от одной записи к другой. Поля будут заполнены вашими данными в момент переключения между ними. Вы можете воспользоваться кнопками по краям, чтобы сразу перейти к первой или последней записи.
Нажмите кнопку описания, чтобы воспользоваться таблицей. Она находится в верхнем левом углу и позволяет изменять значения выбранной таблицы с помощью форм.
Внесите изменения в существующие записи. Вы можете изменять текст в любом поле каждой записи, чтобы изменить информацию в таблице. Все изменения автоматически отобразятся в таблице, то же произойдет и во всех связанных таблицах.
Вносите новые записи. Нажмите «Добавить запись» возле кнопок навигации, чтобы добавить новую запись в конце списка. Затем вы сможете использовать поля для внесения данных в пустые записи внутри таблицы. Это гораздо проще, чем добавлять новые данные через табличный вид.
Сохраните форму, когда закончите работу с ней. Убедитесь, что сохранили форму, нажав Ctrl + S; вы сможете с легкостью войти в нее снова позже. Она появится в колонке навигации в левой части экрана.
Часть 6
Создание отчетаВыберите таблицу или запрос. Отчеты позволяют быстро отобразить сводку по нужным данным. Их часто используют для создания отчетов по выручке или для отчетов по доставке, но их можно настроить почти для любой области использования. Отчеты используют данные из таблиц или запросов, созданных вами ранее.
